WhatsApp è il posto dove i tuoi clienti ti scrivono già: per chiedere se sei aperto, quanto costa una piega, se c'è un tavolo per sabato. WhatsApp Business è l'app gratuita di Meta pensata per rispondere a queste domande senza perdere tempo. Qui trovi cosa fa gratis, cosa si paga davvero, come impostarla in venti minuti e come usarla per prendere prenotazioni in un negozio, un salone o un ristorante. Le informazioni sui costi vengono dalle pagine ufficiali di Meta, verificate il 15 ottobre 2026.

In breve: cosa è gratis e cosa si paga

L'app WhatsApp Business è gratuita, per sempre: scaricarla, scrivere ai clienti, impostare le risposte automatiche, il catalogo e il link diretto non costa nulla. Si paga solo in due casi: se vuoi la versione Platform, detta anche API, che Meta riserva alle aziende medie e grandi e fattura a messaggio; oppure se attivi l'abbonamento Meta Verified, facoltativo. Per un negozio, un salone o un ristorante l'app gratuita basta quasi sempre. Il vero limite non è il prezzo: è che tutto quello che non è una risposta automatica lo scrivi tu, a mano.

Cos'è WhatsApp Business e in cosa è diverso da WhatsApp

WhatsApp Business è un'app separata, con la stessa chat che conosci più un profilo aziendale: nome dell'attività, categoria, indirizzo, orari, sito, catalogo. Funziona con un solo numero di telefono. Puoi usare il numero fisso del negozio (la verifica arriva con una chiamata invece che con un SMS), mentre non sono ammessi numeri VoIP, numeri verdi e interni di centralino. Le due app convivono sullo stesso telefono, ma lo stesso numero non può stare su entrambe: se oggi rispondi ai clienti dal tuo WhatsApp personale, al momento del passaggio il numero si sposta sull'app business e la chat personale resta su un altro numero.

Quanto costa WhatsApp Business nel 2026

  • App WhatsApp Business: gratuita. Nessun canone e nessun costo per i messaggi. Un numero, un telefono principale, fino a 4 dispositivi collegati (computer compreso).
  • Meta Verified per le aziende: abbonamento facoltativo, nel listino ufficiale parte da 14,99 dollari al mese; dà strumenti in più e il badge di verifica, ma il badge resta soggetto ai controlli di Meta. Il prezzo in euro per l'Italia va letto nell'app al momento dell'attivazione.
  • WhatsApp Business Platform (API): per aziende medie e grandi, con un fornitore tecnico o un proprio sviluppatore. Dal 1° luglio 2025 Meta addebita ogni messaggio inviato dall'azienda; i messaggi che manda il cliente non si pagano. Le categorie sono marketing (sempre a pagamento), utilità, autenticazione e servizio: dal 1° ottobre 2026 si pagano anche i messaggi di servizio. Le tariffe per l'Italia sono nel listino ufficiale di Meta e cambiano nel tempo.
  • Costo nascosto dell'app gratuita: il tuo tempo. Quindici messaggi al giorno da due minuti l'uno sono più di dieci ore al mese passate a rispondere. È il motivo per cui le risposte rapide e un link di prenotazione contano più di qualsiasi abbonamento.

Cosa fa l'app gratuita

  • Profilo aziendale: nome, categoria, descrizione, indirizzo con mappa, orari, email e sito.
  • Messaggio di benvenuto: parte da solo al primo contatto e dopo 14 giorni di silenzio.
  • Messaggio di assenza: parte da solo fuori orario o quando lo attivi tu, per esempio in ferie.
  • Risposte rapide: fino a 50 testi pronti che richiami scrivendo «/» e una parola.
  • Etichette (ora chiamate liste): fino a 20, per ordinare le chat, per esempio «da confermare», «confermato», «cliente nuovo».
  • Catalogo: fino a 500 prodotti o servizi con foto e prezzo, da mandare in chat con un tocco.
  • Link diretto e codice QR: un indirizzo wa.me che apre la chat con te, da mettere sul sito, su Instagram, sulla scheda Google e sulla vetrina; il QR può portare un messaggio già scritto (massimo 140 caratteri).
  • Liste broadcast: lo stesso messaggio a più contatti (massimo 256 per lista), ma arriva solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica.
  • Statistiche di base: messaggi inviati, consegnati, letti.

Impostarla in 20 minuti per un negozio, un salone o un ristorante

  • Scarica WhatsApp Business e registra il numero dell'attività: se è un fisso, scegli la verifica con chiamata.
  • Compila il profilo per intero: foto o logo, categoria giusta, indirizzo, orari veri, link al sito e alla scheda Google. Le informazioni mancanti sono le domande che poi ti arrivano in chat.
  • Scrivi il messaggio di benvenuto: chi sei, in quanto tempo rispondi, cosa può chiedere.
  • Scrivi il messaggio di assenza con gli orari in cui rispondi e, se ce l'hai, il link per prenotare da soli.
  • Crea le risposte rapide per le sei domande che ricevi più spesso (sotto trovi i testi pronti).
  • Crea tre etichette: «da confermare», «confermato», «da richiamare».
  • Metti nel catalogo i servizi o i piatti principali con prezzo, così lo mandi con un tocco invece di scriverlo ogni volta.
  • Genera il link diretto e il QR: sul sito, nel profilo Instagram, sulla scheda Google e stampato in cassa.
  • Collega il computer da WhatsApp Web: rispondere da tastiera è più veloce e chi è in cassa può farlo mentre tu lavori.

Rispondere ai clienti senza perdere tempo: 6 risposte rapide pronte

Copiale, cambia i dati tra parentesi e salvale come risposte rapide. Si richiamano scrivendo la parola dopo la barra.

  • /orari: «Siamo aperti dal martedì al sabato, 9-19, orario continuato. Domenica e lunedì chiuso. Se vuoi prenotare scrivimi giorno e ora, oppure usa il link: [link]».
  • /prezzi: «Ecco il listino aggiornato: [link o catalogo]. Se mi dici cosa ti serve ti dico subito il prezzo esatto».
  • /indirizzo: «Siamo in [via e numero], [città]. Parcheggio in [dove]. Qui la mappa: [link alla scheda Google]».
  • /prenota: «Volentieri. Scegli tu giorno e ora da qui: [link di prenotazione]. Ricevi la conferma subito e io vedo tutto in agenda».
  • /disdetta: «Nessun problema, grazie per avvisarmi. Se vuoi riprenotare: [link]. A presto».
  • /recensione: «Grazie di essere stato da noi. Se ti va, una recensione su Google ci aiuta davvero: [link recensione]. Bastano due righe».

Prendere prenotazioni su WhatsApp: a mano o da link

Con l'app gratuita la prenotazione funziona così: il cliente scrive, tu guardi l'agenda, proponi un orario, lui conferma, tu segni e metti l'etichetta «confermato». Quattro o cinque messaggi a prenotazione, e il giorno prima il promemoria lo scrivi tu. Per un salone con dieci appuntamenti al giorno sono decine di messaggi, spesso mentre hai le mani occupate.

Il secondo modo toglie i messaggi di mezzo: alla domanda «posso prenotare?» rispondi con la risposta rapida /prenota, che contiene il link del tuo sistema di prenotazioni. Il cliente apre il link dal telefono, sceglie servizio o tavolo, giorno e ora tra quelli liberi, e ha finito. Tu ricevi l'avviso sul telefono e trovi la prenotazione in agenda; la conferma il cliente la vede subito sullo schermo. WhatsApp resta il posto dove ci si parla, ma la parte noiosa la fa il link.

È quello che facciamo con CtrlN Booking: 25 euro al mese, i primi 30 giorni gratis senza carta, nessuna commissione sulle prenotazioni. La Pizzeria Canguro Nero, per esempio, riceve le prenotazioni dei tavoli da un link come questo, e continua a usare WhatsApp per tutto il resto.

I limiti reali dell'app gratuita

  • Nessun promemoria automatico: il «ci vediamo domani alle 15» lo scrivi tu, a ogni cliente.
  • Le liste broadcast arrivano solo a chi ha salvato il tuo numero: per gli altri il messaggio non parte.
  • Un numero, un telefono principale: se il titolare è fuori con il telefono, chi è in negozio risponde solo dal computer collegato.
  • Nessun collegamento con agenda, cassa o sito: ogni prenotazione va ricopiata a mano.
  • Le statistiche dicono quanti messaggi hai mandato, non quante prenotazioni hai preso.

Quando servono le API (e quando no)

Meta descrive la Platform come lo strumento per aziende medie e grandi, da usare con un partner tecnico o con sviluppatori propri: più numeri, più operatori, messaggi automatici su larga scala, integrazione con i propri software. Si paga per messaggio, più il canone del fornitore. Per una piccola attività che riceve qualche decina di messaggi al giorno raramente conviene: la spesa fissa del fornitore e i costi per messaggio superano il beneficio, e la stessa cosa, cioè far prenotare i clienti da soli e ricevere l'avviso, si ottiene con un software di prenotazioni da pochi euro al mese collegato a WhatsApp con un link.

Regole: a chi puoi scrivere per primo

Rispondere a chi ti scrive è sempre lecito. Scrivere per primo un messaggio promozionale no: per le comunicazioni commerciali serve il consenso della persona, come prevede il Codice della privacy (articolo 130). In pratica: chiedi il consenso quando il cliente ti lascia il numero, non aggiungere alle liste broadcast chi non l'ha dato, non mandare offerte a raffica. Oltre alla legge c'è WhatsApp: gli account che ricevono segnalazioni o blocchi per messaggi indesiderati vengono limitati o chiusi, e con il numero si perde tutta la storia delle chat.

Domande frequenti

WhatsApp Business è gratis? Sì, l'app WhatsApp Business è gratuita e lo resta: nessun canone, nessun costo per i messaggi che scambi con i clienti. Si paga solo la versione Platform (le API), pensata per aziende medie e grandi, dove dal 2025 Meta addebita ogni messaggio inviato dall'azienda.

Posso usare il numero fisso del negozio? Sì. Durante la registrazione scegli la verifica con chiamata invece che con SMS: WhatsApp chiama il fisso e detta il codice. Non sono ammessi i numeri VoIP, i numeri verdi e gli interni di centralino.

Posso avere WhatsApp e WhatsApp Business sullo stesso telefono? Sì, le due app convivono sullo stesso telefono, ma servono due numeri diversi: uno per l'app personale e uno per quella business. Lo stesso numero non può stare su entrambe.

Quanto costa mandare un messaggio con le API in Italia? Si paga per messaggio, con tariffe diverse per i messaggi di marketing, di utilità, di autenticazione e di servizio, e dal 1° ottobre 2026 si pagano anche i messaggi di servizio. Meta pubblica le tariffe per l'Italia nel suo listino ufficiale, che cambia nel tempo: controlla quello e non le cifre riportate in giro.

Con l'app gratuita posso mandare promemoria automatici? No. L'app invia da sola solo il messaggio di benvenuto e quello di assenza. Un promemoria del tipo «domani alle 15 hai l'appuntamento» lo devi scrivere tu, oppure serve un software di prenotazioni o le API a pagamento.

Come faccio a far prenotare i clienti da WhatsApp? Nel modo più semplice rispondi in chat e segni l'appuntamento in agenda. Se vuoi che il cliente scelga da solo giorno e ora, gli mandi un link di prenotazione con una risposta rapida: lui prenota in un minuto e tu ricevi l'avviso, senza scambiare dieci messaggi.

La spunta blu si compra? No. WhatsApp assegna il badge di account verificato in base all'attività e ai documenti dell'azienda e non si può richiedere né acquistare direttamente. Esiste l'abbonamento Meta Verified per le aziende (da 14,99 dollari al mese nel listino ufficiale), ma anche quello non garantisce il badge.

Se vuoi che impostiamo WhatsApp Business insieme al sito e al sistema di prenotazioni, scrivici: lo facciamo in videochiamata, con attività di tutta Italia. La prima analisi è gratuita.